Madaling makalimutan kung sino ang may access sa isang Google Sheet kung ginagamit ito ng maraming tao. Maaaring ilang beses mo nang ibinahagi ang spreadsheet at ngayon ay nagkakaproblema sa pag-alala kung sino ang may pahintulot na gamitin ito.
Ang pamamahala sa iyong Google Sheets at ang pag-alam kung sino ang makaka-access sa mga ito ay mahalaga. Ngunit ang proseso ng paggawa nito ay talagang medyo simple. Panatilihin ang pagbabasa upang malaman kung paano ito ginawa.
Paano Suriin Kung Sino ang May Access sa Google Sheets
Mayroong madaling paraan para manual na suriin kung sino ang may access sa iyong Google Sheet. Upang gawin ito, sundin ang mga hakbang:
- Una, buksan ang Sheet na kailangan mo.
- Susunod, mag-click sa "Dashboard ng aktibidad".
- Makikita mo ang "Trend ng viewer" o "Trend ng komento" sa iyong kaliwa. Ngayon i-click ito.
Tandaan: Tiyaking ginagamit mo ang iyong account sa negosyo at hindi ang pribado. Sa isang pribadong account, hindi mo makikita ang "Dashboard ng aktibidad."
Bukod dito, maaari mong i-filter ang paghahanap ayon sa oras at paliitin ang iyong mga resulta. Tingnan natin kung paano ito gawin:
- I-click ang “Down Arrow” sa kanang itaas na bahagi ng sheet.
- Pumili ng oras upang i-filter ang paghahanap.
ayan na! Ngayon alam mo na kung sino ang may access sa iyong Google Sheet at kung kailan nila nakuha ang pahintulot. Sa ganitong paraan, masusubaybayan mo anumang oras na makikita at mae-edit ng mga tamang tao ang iyong Google Sheet.
Nagbibigay-daan sa Pansamantalang Pag-access sa Google Sheet
Maaaring maging lubhang kapaki-pakinabang ang paghihigpit sa pag-access sa Google Sheets kung ayaw mong gamitin ng mga kliyente ang mga ito kapag tapos na ang trabaho. Maaari kang magtakda ng petsa ng pag-expire o tapusin lamang ang pag-access sa partikular na Google Sheet na iyon. Narito kung paano:
- Buksan ang iyong Google Drive
- Hanapin ang sheet na kailangan mo.
- Mag-right click dito at piliin ang "Ibahagi".
- Ngayon i-type ang pangalan ng taong gusto mong pagbahagian ng sheet na ito.
- Upang itakda ang petsa ng pag-expire, baguhin ang pahintulot sa alinman sa "Can Comment" o "Can View".
- Susunod na i-tap ang "Ipadala".
Kapag nakumpleto mo na ang mga hakbang na ito, dapat mong ulitin ang unang tatlong hakbang. Makakakita ka ng opsyong "Advanced" sa ibaba ng window. Dapat mong i-click ito upang makita ang "Mga Setting ng Pagbabahagi". Kung mag-hover ka sa kanilang pangalan, may lalabas na stopwatch. Sa pamamagitan ng pag-click dito, maaari mong itakda ang petsa ng pag-expire.
Paganahin ang Pahintulot sa Pagtingin
Mapoprotektahan mo ang iyong Google Sheet mula sa pagbabago. Bagama't maaaring nagbigay ka ng access sa ilang tao, maaaring hindi mo nais na baguhin nila ang nilalaman ng dokumento. Ang pinakasimpleng paraan upang gawin ito ay ang bigyan sila ng pahintulot sa panonood lamang.
Sundin ang mga hakbang na ito upang gawin ito:
- Buksan ang sheet na gusto mong protektahan.
- Mag-navigate sa “Data” at mag-scroll pababa sa “Protected Sheets and Ranges”.
- May lalabas na bar sa kanang bahagi ng sheet.
- Ngayon, mag-click sa "Sheet" at piliin ang kailangan mo mula sa dropdown na menu.
- Dito kailangan mong i-click ang "Itakda ang Pahintulot".
Isang window na "Mga pahintulot sa pag-edit ng saklaw" ay lalabas. Sa ilalim ng “Paghigpitan Kung Sino ang Maaaring Mag-edit ng Saklaw na Ito” i-click ang “Na-customize”. Nagbibigay-daan ito sa iyong magpasya kung sino ang pinapayagang mag-edit ng partikular na sheet na ito. Alisin sa pagkakapili ang lahat ng taong hindi mo gustong i-edit ang iyong Google Sheet. Mag-click sa "Tapos na" upang matapos.
Ngayon ay maaari pa ring tingnan ng mga tao ang Google Sheet na ito, ngunit hindi sila makakagawa ng anumang mga pagbabago dito.
Pagprotekta sa Mga Cell sa Google Sheet
Bilang kahalili, maaari mo ring payagan ang pagtingin, ngunit protektahan din ang ilang mga cell o column. Narito ang kailangan mong gawin:
- Buksan ang sheet.
- Piliin ang mga column na gusto mong protektahan mula sa pagbabago.
- Ngayon mag-click sa "Data" at pagkatapos ay "Mga Protektadong Sheet at Ranges".
- May lalabas na bar sa kanang bahagi ng sheet.
- Ipasok ang paglalarawan ng utos, halimbawa - "Walang pag-edit".
- Susunod, mag-click sa berdeng pindutan na "Itakda ang Mga Pahintulot".
- May lalabas na pop-up. Sa ilalim ng “Paghigpitan Kung Sino ang Maaaring Mag-edit ng Saklaw na Ito” piliin ang “Custom”.
- Nagbibigay-daan ito sa iyong magpasya kung sino ang pinapayagang baguhin ang mga cell.
Kung sinubukan ng isang taong walang pahintulot na baguhin ang nilalaman ng cell, ipaalam sa isang mensahe sa Sheet na hindi sila pinapayagang gawin ito.
Paganahin ang Mga Komento
Minsan kailangan mo ng ibang magkomento sa mga nilalaman ng cell. Ang mga user na ito ay walang awtomatikong pribilehiyo na gawin ito, ngunit maaari mo silang bigyan ng pahintulot. Ang kailangan mong gawin ay gawin silang isang "Komento". Upang paganahin ang isang user gamit ang function na ito, sundin ang mga hakbang na ito:
- Buksan ang sheet, magtungo sa "File", at mag-click sa "Ibahagi".
- Dito maaari mong idagdag ang mga email address ng mga nais mong ibahagi ang sheet.
- Kapag nagdagdag ka ng tao, sa kanan ay makakakita ka ng dropdown na menu.
- Mula sa dropdown na menu na iyon, piliin ang "Komento".
- Sa wakas, mag-click sa "Ipadala".
Paganahin ang Pag-edit
Sa pahintulot sa pag-edit, maaaring baguhin ng mga user ng sheet ang nilalaman ng mga cell. Bilang may-ari ng sheet, kailangan mong payagan ang pagkilos na ito. Ang mga hakbang ay halos kapareho sa mga nakabalangkas sa itaas:
- Buksan ang sheet, magtungo sa "File" at mag-click sa "Ibahagi".
- Dito maaari mong idagdag ang mga email address ng mga nais mong ibahagi ang sheet.
- Kapag nagdagdag ka ng tao, sa kanan ay makakakita ka ng dropdown na menu.
- Mula sa dropdown na menu na iyon, piliin ang "Editor".
- Sa wakas, mag-click sa "Ipadala".
Paglilimita sa Mga Pahintulot
Ang iyong Google Sheet ay isang napakahalagang tool para sa pag-iimbak ng data. Paminsan-minsan, kakailanganin mong ibahagi ito sa ibang tao. Kung hindi mo matandaan kung sino ang binigyan mo ng pahintulot na tingnan ang sheet, maaari kang palaging sumangguni sa artikulong ito para sa gabay.
Bukod dito, wala kang mga problema kung gusto mong protektahan ang iyong sheet mula sa mga hindi awtorisadong pagbabago o kung gusto mong payagan ang mga user na gumawa ng mga pagbabago sa cell mismo. Alin sa mga function na ito ang mas mahalaga sa iyo at bakit? Sabihin sa amin sa seksyon ng mga komento sa ibaba.
