Kapag kailangan ng maraming user na magpasok ng data sa isang nakabahaging Google Sheet, madalas itong lumikha ng kalituhan. Dito maaaring maging malaking tulong ang mga drop-down list.
Kung ayaw mong mag-type ang mga kasamahan sa koponan ng mga random na entry, gumawa ng mga typo, o guluhin ang isang formula, maaari mong patunayan ang kanilang mga entry sa pamamagitan ng paggawa ng drop-down na listahan para mapagpipilian nila.
Sa artikulong ito, ipapakita namin sa iyo ang lahat ng kailangan mong malaman tungkol sa kapaki-pakinabang at nakakatipid na feature na ito.
Paggamit ng Data Validation para Maglagay ng Drop-Down List sa isang Google Sheets Cell
Kapag nabuksan mo na ang sheet na iyong ginagawa, ang pagpasok ng isang drop-down na listahan ay madali:
- Piliin ang cell kung saan mo gustong maglagay ng drop-down na listahan.
- I-right-click ang cell.
- I-click ang “Data Validation”>”Criteria”.
- Pumili sa pagitan ng "Listahan ng mga item" o "Listahan mula sa isang hanay" - alinman ang gumagana para sa iyo.
- Kung pinili mo ang "Listahan ng mga item", ilagay ang mga naaangkop na item. Tiyaking pinaghihiwalay ang mga ito ng mga kuwit at walang mga puwang.
- Kung pinili mo ang "Listahan mula sa isang hanay", piliin ang mga cell na gusto mong isama sa drop-down na listahan.
- Lagyan ng check ang field na "Ipakita ang dropdown na listahan sa cell" (hindi lalabas ang listahan kung hindi) upang paganahin ang isang pababang arrow na lumabas.
- I-click ang “I-save”.
Kung gusto mong makapag-type ang mga user, alisan ng check ang field na "Ipakita ang dropdown list sa cell." Upang pigilan ang mga tao na mag-type ng mga di-wastong item, piliin ang "Tanggihan ang input".
Kung gusto mong magdagdag ng drop-down na listahan sa maraming cell:
- I-highlight ang lahat sa pamamagitan ng pagpili sa "Saklaw ng Cell" o piliin lamang ang mga ito gamit ang iyong mouse o keyboard.
- Ulitin ang mga hakbang na nakabalangkas sa itaas.
Mayroon ding opsyon na hayaan ang iyong mga collaborator na i-type ang kanilang data ngunit makakita ng babala kung naglagay sila ng anumang bagay na hindi wasto. Sa kasong iyon, dapat mong piliin ang opsyong "Ipakita ang babala". Bilang kahalili, maaari mong piliin ang opsyong "Tanggihan ang input" at huwag payagan ang pagpasok ng anumang bagay na wala sa iyong listahan ng mga item.
Upang baguhin ang isang drop-down na listahan, sundin lamang ang mga hakbang na ito:
- I-click ang cell na gusto mong baguhin.
- I-click ang “Data” > ”Data validation”.
- Hanapin ang mga nakalistang entry at i-edit ang mga ito, at pagkatapos ay i-click ang "I-save".
Upang tanggalin ang isang drop-down na listahan:
- I-click ang cell na gusto mong baguhin.
- I-click ang “Data” > ”Data validation”
- Piliin ang "Alisin ang pagpapatunay".
Ano ang Data Validation?
Ang pagpapatunay ng data ay isang opsyon sa Google Sheets na tumutulong sa iyong ayusin ang iyong data sa pamamagitan ng pag-validate ng mga item. Maa-access mo ito sa pamamagitan ng pag-click sa “Data” sa pangunahing menu, at pagkatapos ay pagpili sa “Data validation”. Kadalasan, ginagamit ito upang lumikha ng mga drop-down na listahan sa loob ng iba't ibang mga cell. Pinapayagan ka rin nitong baguhin ang nilalaman at disenyo ng anumang ibinigay na listahan.
Ang isa sa mga paraan upang patunayan ang data ay ang paglalapat ng pamantayan na nagbibigay-daan sa mga user na magpasok ng paunang natukoy na uri ng data, gaya ng mga numero, petsa, o listahan ng mga item.
- Sa menu ng Data validation, i-click ang “Criteria”.
- Suriin ang naaangkop na uri o uri ng mga item na gusto mong ipasok ng iyong mga kasamahan sa koponan.
- Kung gusto mo, maaari kang magdagdag ng mga eksaktong item - tulad ng mga numero, formula, petsa o salita - sa input box.
- Kapag tapos ka na, i-click ang "I-save".
Paggawa gamit ang Mga Drop-Down List
Sa susunod na mag-click ka - o sinumang iba pa - sa cell na iyon, sa halip na opsyon na mag-type ng isang bagay, doon ay ang listahan ng mga item na iyong idinagdag. Kung nilagyan mo ng check ang kahon ng "Ipakita ang text ng tulong sa pagpapatunay," lalabas ang text na iyong inilagay sa tuwing may magki-click sa isa sa mga napatunayang cell.
Kung pinili mo ang opsyong "Ipakita ang Babala", ang paglalagay ng di-wastong data ay magti-trigger ng babala. Kung ang isang tao ay hindi sigurado kung ano ang ibig sabihin ng babala, dapat lang nilang i-hover ang mouse sa may markang entry.
Kung pinili mo ang opsyong "Tanggihan ang Input," makakatanggap din ang mga tao ng babala at hindi nila mai-save ang mga di-wastong item.
Paggamit ng Mga Kulay upang Pagbukud-bukurin ang Data sa isang Listahan ng Drop-Down
Kung gusto mong gawing mas madali ang pag-navigate sa iyong sheet at magdagdag ng ilang mga kulay sa isang drop-down na listahan, maaari mong gamitin ang "Conditional Formatting." Sundin ang mga hakbang sa ibaba:
- Piliin ang mga cell na naglalaman ng listahan ng dropdown na gustong nasa isang partikular na kulay.
- I-right click at piliin ang "Conditional Formatting" > "Single color" o "Color scale".
- Sa "estilo ng pag-format", pumili ng kulay o sukat.
- I-click ang “Tapos na” (o “Magdagdag ng isa pang panuntunan”).
Ano Pa ang Magagawa Mo sa Pagpapatunay ng Data
Bilang karagdagan sa pagdaragdag ng mga drop-down na listahan sa iyong mga sheet, maaari mo ring gamitin ang Data Validation para sa iba pang mga layunin. Kabilang dito ang:
- Pagsubaybay sa mga gawain sa hinaharap. Sa pagpapatunay ng data, piliin ang opsyong "mga petsa," itakda ang conditional formatting gaya ng ipinaliwanag sa itaas, at i-set up ito para awtomatikong ma-gray out ang lahat ng item na may partikular na petsa.
- Pagtatakda ng mga halaga sa mga checkbox. Kapag nagdagdag ka ng mga checkbox sa isang drop-down na listahan, maaari mo ring italaga ang mga ito ng mga halaga, tulad ng "oo" o "hindi".
- Piliin ang Data Validation sa Data menu.
- Sa ilalim ng Pamantayan, piliin ang “Checkbox”.
- Piliin ang "Gumamit ng mga custom na halaga ng cell" at i-type ang "oo, "hindi", o anumang gusto mo.
- Pinipigilan ang ibang mga tao na guluhin ang iyong mga script o formula. Gamitin ang opsyong "Tanggihan ang input" upang i-lock down ang anumang mga cell na gusto mong panatilihing buo.
Gumawa ng Pagkakaiba sa Mga Drop Down List
Gamit ang opsyong maglagay ng mga drop-down na listahan, patunayan ang data, at marami pang iba, ang Google Sheets ay isang mahusay na libreng alternatibo sa Microsoft Excel. Tinutulungan ka ng Data Validation na limitahan ang mga value sa loob ng isang cell sa isang hanay o isang listahan ng mga item na maaari mong tukuyin, baguhin, o tanggalin batay sa iyong mga pangangailangan. Bagama't maaaring ipasok ng iyong mga kasamahan sa koponan ang kanilang data at mag-ambag sa iyong proyekto, mayroon kang opsyon na pigilan silang gumawa ng gulo sa isang nakabahaging sheet.
Nasubukan mo na bang maglagay ng drop-down list sa Google Sheets? Paano ito napunta? Ipaalam sa amin sa seksyon ng mga komento sa ibaba.
